آیا برایتان پیش آمده که نامه‌ای را به یک اداره دولتی تحویل دهید و ببینید هیچ‌کس هم در اتاق مدیر یا کارشناس نیست و کار دیگری هم ندارد. اما مجبور شوید چند دقیقه یا چند ساعت پیش در بایستید تا نامه‌تان امضا شود؟ و مثال هایی از این دست …
اگر چنین تجربه ای داشته‌اید، شما قانون پارکینسون را در عمل تجربه کرده‌اید؛ حتی اگر نام آن را تا امروز نمی‌دانسته‌اید.
قانون پارکینسون چیست؟
اگر بخواهیم به زبان ساده قانون پارکینسون را تعریف کنیم این قانون می گوید: برای هر کاری هر چقدر زمان در نظر بگیریم همان قدر انجام دادن آن فعالیت طول می‌کشد.
رئیس یک اداره برای امضا کردن یک نامه به چقدر زمان نیاز دارد؟ به اندازه همه زمانی که دارد. اگر یک دقیقه وقت داشته باشد، یک دقیقه‌ای امضا می‌کند و اگر هشت ساعت وقت داشته باشد، همه هشت ساعت را به امضا کردن آن نامه اختصاص می‌دهد.
پارکینسون این قانون را برای ساختارهای بوروکراتیک تعریف کرد؛ چه ساختارهای دولتی و چه شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ غیردولتی و خصوصی. تقریباً هر جا که به «چارت سازمانی» اجازه دهیم هر چقدر خواست رشد کند.
امروزه اصطلاح «قانون پارکینسون» بسیار عمومی شده و آن را در بسیاری از حوزه‌های دیگر هم به کار می‌برند. به همین علت، اصطلاحاتی مانند قانون پارکینسون در مدیریت، قانون پارکینسون در مدیریت زمان و حتی قانون پارکینسون در کنکور را هم می‌شنویم.
پارکینسون در جلسه ها
این قانون کاربرد زیادی در جلسات دارد. جلسات تا جایی ادامه می‌یابند که زمان دارند. اگر سه ساعت را به بررسی همه موارد اختصاص دهید، از کل سه ساعت استفاده می‌کنید، در انتهای جلسه عجله می‌کنید و اغلب برای تمام کردن آن، تصمیم ضعیفی می گیرید؛ اما اگر فقط یک ساعت را به همان دستور جلسه اختصاص دهید، در کمال تعجب جلسه در عرض یک ساعت تمام می‌شود.
قانون این است که «به موقع شروع کنید و زود به پایان ببرید». زمان شروع را اعلام کنید. تصور کنید آن‌هایی که دیر می‌آیند اصلا نخواهند آمد و جلسه را شروع کنید. به سرعت از موضوعی به موضوع بعدی بروید. از مسیر خارج نشوید و زمانتان را صرف مسائل بیهوده نکنید.
برای اینکه در جلسات کاری در تله «قانون پارکینسون» گرفتار نشویم چکار کنیم؟
- قانون را نقض کنید.
هدف، نقض قانون پارکینسون است. زمان مشخصی برای بحث درباره هر موضوع تعیین کنید. هنگام توزیع دستور جلسه، مدت‌زمان بحث درباره هر موضوع را روبه‌روی آن بنویسید (مثلا 011.10 – 11.00). این روش نسبتا زیرکانه‌ای برای در مسیر نگه داشتن افراد و اجتناب از انحراف به سایر موضوعات است.
وقتی افراد بفهمند زمان جلسه یا بحث درباره موضوعی خاص محدود است، فورا سر اصل مطلب می‌روند و در مسیر باقی می‌مانند.
- زمانتان را اختصاص دهید.
همچنین می‌توانید از نقض قانون پارکینسون در سایر کارها و برنامه‌ریزی‌ها هم استفاده کنید. وقتی کسی تلفن می‌زند یا نزدتان می‌آید و درخواست صحبت دارد، فورا بگویید: «پنج دقیقه دیگر تلفن مهمی دارم» یا «قبل از رفتن فقط 11 دقیقه وقت گفت‌وگو دارم».
بسیاری از اثرگذارترین مدیرانی که با آن‌ها کار کرده‌ام، صریحا می‌گفتند: «فقط چند دقیقه وقت دارم، می‌شود فورا سر اصل مطلب بروید؟»
کسی که معمولا 30 تا 40 دقیقه حرف می‌زند، اصل موضوع را در دو دقیقه اول مطرح می‌کند. این افراد اغلب همه دستور جلسه را در چند دقیقه بررسی کنند.
- مهلت تعیین کنید.
اگر با افراد پرحرفی روبه‌رو شدید که می‌خواهند جلسه را در دست بگیرند، بهترین کار این است که بگویید فقط 16 دقیقه وقت دارید. عدد زوج افراد را می‌ترساند. وقتی به مهلت تعیین‌شده نزدیک شدید، وسایلتان را بردارید و کناری بگذارید، انگار آماده رفتن هستید. در چنین شرایطی افراد فورا سر اصل موضوع می‌روند.
می‌توانید از این تکنیک برای افزایش شدید کارایی و اثربخشی خود استفاد کنید. مهلت‌های دقیقی برای انجام کارهای مهم تعیین کنید. از پیشرفت سریع کارهای مهلت‌دار شگفت‌زده می‌شوید.
کلام پایانی
قوانین بسیاری از جنس قانون پارکینسون در ادبیات مدیریت وجود دارند. ویژگی مشترک آن‌ها این است که پایه تئوریک قوی ندارند، اما چون با شهود و تجربه ما هم‌خوان بوده‌اند، فراگیر شده‌اند.