امروزه مهندسی مجدد به یکی از داغترین بحثهای مدیریتی تبدیل شده است. کارشناسان، مهندسی مجدد فرایند ها را به عنوان کشتی نجات برای سازمانهای در حال نابودی و غرق شدن می دانند، در این مطلب به بررسی مهندسی مجدد می پردازیم.
مهندسی مجدد (Reengineering) به مفهوم بازسازی یا بهینه‌سازی مجدد فرآیندهای کسب و کار است. در اصل، در این روش، هدف بازسازی سیستم‌های قدیمی و بدیع است که نامناسب یا منسوخ شده‌اند و یا با تغییرات زیادی درگیر هستند. هدف از مهندسی مجدد، به دست آوردن سیستمی است که عملکرد بهینه داشته باشد، و از سیستم های قدیمی و بدیع جایگزین شود.
رهیافت مهندسی مجدد، بر پایه تحلیل فرآیندها استوار است و با بررسی، تحلیل، بهبود و اصلاح فرآیندهای کسب و کار، به کاهش هزینه‌ها، افزایش کارایی و بهبود کیفیت خدمات و محصولات منجر می‌شود. همچنین، این روش می‌تواند برای بهبود رضایت مشتریان، مدیریت منابع، بهینه‌سازی فرآیندهای ارتباطی و مدیریت کارکنان نیز مفید باشد.
مهندسی مجدد در پی آن نیست که نظام موجود را بهبود بخشیده و نتیجه کار را بهتر کند. مهندسی مجدد به معنای ترک نمودن روشهای دیرپا و کهنه و دستیابی به روشهای تازه ای است که برای تولید کالاها و خدمات شرکت و انتقال ارزش به مشتری لازم هستند.
چگونگی اجرای مهندسی مجدد
برای اجرای مهندسی مجدد، به طور کلی 3 مرحله وجود دارد:
- تحلیل فرآیندها: در این مرحله، فرآیندهای کسب و کار شناسایی می‌شوند و با استفاده از روشهای مختلف تحلیلی، ارزیابی می‌شوند. در این بخش، فرآیندهای بدیع و نامناسب شناسایی و بهبود می‌یابند.
- طراحی فرآیندهای بهینه: در این بخش، فرآیندهای بهبود یافته طراحی و پیاده سازی می‌شوند. در این مرحله، از تکنولوژی‌های جدید و بهتر برای بهبود عملکرد سیستم، استفاده می‌شود.
- پیاده سازی و اجرا: در این مرحله، فرآیندهای جدید پیاده سازی و اجرا می‌شوند. در این بخش، مدیران و کارکنان باید آموزش دیده و با نحوه عملکرد سیستم جدید، آشنا شوند.
هدف نهایی از مهندسی مجدد، توسعه سیستمی است که با بکارگیری فناوری‌های جدید و بهینه‌سازی مداوم فرآیندهای کسب و کار، بهبود چشمگیری در عملکرد سازمان داشته باشد.
مهندسی مجدد چه فایده ای دارد؟
هدف اصلی مهندسی مجدد، بهبود کارایی و عملکرد سازمان است. با انجام مهندسی مجدد، فرآیندهای کسب و کار تحلیل شده و بهبود یافته، سیستم های فناوری اطلاعات طراحی و پیاده سازی می‌شوند و در نتیجه ، عملکرد سازمان بهبود می یابد.
مزایای دیگری که مهندسی مجدد با خود به همراه دارد عبارتند از:
- بهبود کیفیت سرویس‌ها و محصولات
- کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری
- افزایش رضایت مشتریان و کاهش نرخ شکایات
- افزایش انعطاف پذیری و قابلیت تغییر سازمان برای انطباق با تغییرات بازار و فناوری
چرا سازمان ها باید از مهندسی مجدد استفاده می کنند؟
مهندسی مجدد یا “بازطراحی فرایندها”، فرآیندی است که در آن سازمان ها به منظور بهبود کارایی، افزایش بهره وری و حذف هدررفت های احتمالی فعالیت های خود را مرور و بازبینی می کنند. برخی از دلایلی که باعث می شوند سازمان ها برای بهبود عملکرد خود از مهندسی مجدد استفاده کنند عبارتند از:
- افزایش رقابت: همیشه رقابت شدید در صنعت‌ها و بازارها وجود دارد که باعث می‌شود سازمان‌ها برای بقاء و پیشرفت خود تلاش کنند.
- تغییرات در نیازهای مشتریان: تغییرات در نیازهای مشتریان باعث می شود که سازمان ها برای پاسخ به این نیازها باید فرایندهای خود را بازبینی و بهبود دهند.
- تکامل فناوری: روند تکامل فناوری باعث می شود که سازمان ها برای افزایش بهره وری و کارایی، فرایندهای خود را بازبینی و بهبود دهند.
- به حداقل رساندن هدررفت ها: استفاده از مهندسی مجدد باعث می شود که سازمان ها بتوانند هدررفت های خود را کاهش داده و بهره وری خود را افزایش دهند.
- با توجه به موارد فوق، استفاده از مهندسی مجدد به عنوان یک ابزار موثر در بهبود عملکرد سازمان ها در برابر رقبا، ارتقای کیفیت خدمات و کاهش هزینه های غیرضروری تلقی می شود.
کلید های موفقیت در مهندسی مجدد
مهندسی مجدد فرایند یک روش سازماندهی شده برای بهبود کارآیی و عملکرد سازمان است. برخی از عوامل کلیدی موفقیت در مهندسی مجدد فرایند عبارتند از:
- تعهد مدیران سطح بالا: برای موفقیت در مهندسی مجدد فرایند، حمایت و تعهد مدیران سطح بالا بسیار مهم است. آنها باید اعتقاد داشته باشند که بهبود فرایند، بهبود عملکرد کلی سازمان است.
- تشخیص وضعیت کنونی: شناخت دقیق وضعیت کنونی فرایندها، گامی مهم در مهندسی مجدد فرایند است. این شناخت می‌تواند با استفاده از ابزارهای مختلفی همچون نمودارهای جریان کاری، بررسی اطلاعات فرایند و … صورت پذیرد.
- توسعه استراتژی برای بهبود: در این مرحله، استراتژی‌هایی برای بهبود فرایندها باید طراحی شود. این استراتژی‌ها باید شامل تعیین هدف‌های کلی، تشخیص نقاط ضعف و راهکارهایی برای بهبود فرایند باشد.
- طراحی و پیاده سازی فرایندهای بهبود یافته: برای پیاده‌سازی استراتژی‌های بهبود فرایند، فرایندهای جدید و بهبود یافته باید طراحی شوند و پیاده‌سازی گردند.
- آموزش و برنامه‌ریزی برای تغییر: آموزش و برنامه‌ریزی برای تغییر فرایند، بسیار مهم است تا افراد در سازمان، با فرایندهای جدید و بهبود یافته آشنا شوند.
- پایش و ارزیابی: پایش و ارزیابی مداوم برای فرایندهای بهبود یافته، برای اطمینان از عملکرد بهینه آنها، بسیار مهم است.
با رعایت این عوامل کلیدی، سازمان‌ها می‌توانند در مهندسی مجدد فرایند خود موفق باشند.
ابزارهای مهندسی مجدد
۱- ابزارهای تحلیل مشتریان / سازمان / بازار
از مدل‌های زیر جهت تحلیل مشتریان استفاده می‌شود.
- مدل پنج P
- مدل تحلیلی SWOT
- ماتریس در سطح کیفیت / قیمت فروش
- مدل در بازار فروش در مقابل محصولات جدید
- ماتریس «رشد / سهم بازار
- پویایی راهبردهای رقابتی
- مدل نیروهای پنج‌گانه رقابتی بورتر
- کیفیت محصول در مقابل کمیت فروش
۲- ابزارهای تحلیل عرضه‌کنندگان
از روشهای زیر جهت تحلیل عرضه‌کنندگان استفاده می‌شود.
- زنجیره ارزش افزوده
- تحلیل عرضه‌کنندگان در مقابل سهم ارزش افزوده آنها
- ابزارهای تجزیه و تحلیل کارکنان شرکت
تجزیه و تحلیل کارکنان شامل ۲ بعد است یکی تحلیل‌های سخت و دیگری تحلیل‌های نرم که بعد نرم اگر از بعد سخت با اهمیت تر نباشد کم‌اهمیت تر نیست.