مدیران به طور عمومی برای ایجاد یک گروه کاری با عملکرد بالا و تولیدی بهتر، تیم‌های کاری را تشکیل می‌دهند. ایجاد تیم‌های کاری، برای مدیران و سازمان‌ها بسیار حائز اهمیت است زیرا این کار در پیشبرد هدف‌ها و اهداف سازمان کمک می‌کند.
تشکیل تیم یکی از مهمترین وظایف مدیران است که در صورت انجام نادرست آن، می‌تواند به شرکت آسیب بزند. کار گروهی به معنای انجام یک پروژه یا کار با همکاری و هماهنگی چندین فرد است. در کار گروهی، اعضای گروه با همکاری و تعامل، برای رسیدن به هدف مشترک، دست به کار می‌شوند.
در ادامه به برخی از نکات مهم در تشکیل تیم توسط مدیر اشاره خواهم کرد:
- تعیین هدف: مدیر باید قبل از تشکیل تیم، هدف‌های خود را مشخص کند و بر اساس آن‌ها افراد مناسب را انتخاب کند.
- تعیین نیازمندی‌ها: مدیر باید نیازمندی‌های شغلی را به دقت تعیین کند تا بتواند از بین افراد متقاضی، فردی با مهارت‌های لازم را انتخاب کند. برای این منظور، مدیران باید با توجه به وظایف و مسئولیت‌های پست شغلی، مهارت‌ها و صفاتی را که در فرد مورد نظر مورد نیاز هستند، شناسایی کنند.
این نیازمندی‌ها می‌تواند شامل مواردی مانند تحصیلات، سابقه کار، مهارت‌های فنی، مهارت‌های نرم، شخصیت و خصوصیات شخصی دیگر باشد. همچنین، لازم است که مدیران بتوانند نیازمندی‌های اساسی و الزامی را از نیازمندی‌های غیرضروری و مورد نیاز دومرحله ای تفکیک کنند.
با توجه به تعیین دقیق نیازمندی‌های شغلی، می‌توان از فرآیند جذب نیروی کار به طور موثری استفاده کرد و فردی با مهارت‌های لازم را برای پست شغلی مورد نظر انتخاب کرد.
مثالی از تعیین نیازمندی‌های شغلی برای یک پست بازاریاب فروش می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- داشتن مهارت‌های فروش و مذاکره
- تجربه کاری حداقل ۲ سال در زمینه فروش و بازاریابی
- داشتن روحیه کار تیمی و همکاری با دیگران
- آشنایی با محصولات و خدمات شرکت
- تسلط بر زبان انگلیسی به عنوان زبان دوم
- مهارت‌های ارتباطی قوی و قدرت قناعت
- بررسی سوابق کاری: مدیر باید سوابق کاری افراد را دقیق بررسی کند تا بتواند افراد خوبی را انتخاب کند.
- تعیین نقش و مسئولیت اعضای تیم: بهتر است قبل از شروع کار، نقش و مسئولیت هر عضو از تیم را مشخص کنید.
- فرهنگ سازمانی: باید توجه داشت که افراد انتخاب شده باید با فرهنگ سازمانی همخوانی داشته باشند تا بتوانند به خوبی در تیم عمل کنند( فرهنگ سازمانی اصطلاحی است که به مجموعه ارزش‌ها، باورها، رفتارها و تمایلات یک سازمان گفته می‌شود. فرهنگ سازمانی نشان دهنده نظام فرهنگی و سیاسی یک سازمان است که تأثیر قابل توجهی بر رفتار و عملکرد افراد در سازمان دارد.)
- آموزش‌های لازم: برای بهبود عملکرد افراد تیم، می‌توانید آموزش‌های لازم را برای آن‌ها فراهم کنید.
این آموزش ها شامل دوره‌های آموزشی، کارگاه‌ها و سمینارها می‌تواند باشد. این آموزش‌ها می‌توانند مرتبط با مهارت‌های فنی، مهارت‌های نرم، روش‌های کاری و یا هر موضوع دیگری که برای بهبود عملکرد افراد تیم لازم است، باشند. در این آموزش‌ها، مفاهیم جدید معرفی شده، مهارت‌های قابل استفاده در کار به اشتراک گذاشته می‌شوند و در کل بهبود کیفیت کار و افزایش بهره‌وری تیم کمک خواهد کرد.
- ارتباطات: مدیر باید بین اعضای تیم خود ارتباطات خوبی برقرار کند تا بتوانند با هم به خوبی کار کنند.
- پذیرش تفاوت‌ها: باید توجه داشت که افراد تیم ممکن است در جنبه‌های مختلفی متفاوت باشند، بنابراین مدیر باید توانایی پذیرش تفاوت‌های فردی را داشته باشد.
- ایجاد محیط کاری مناسب: باید توجه داشت که افراد بهترین عملکرد را در محیط کاری مناسب دارند، بنابراین مدیر باید به‌عنوان مسئول ایجاد محیط کاری مناسب اقدام کند.
- تشویق و پشتیبانی: مدیر باید با تشویق و پشتیبانی از اعضای تیم، آن‌ها را به خودکارآمدی و بهبود عملکرد تشویق کند.
- انعطاف‌پذیری: باید به انعطاف‌پذیری نسبت به تغییرات در تیم توجه کرد، زیرا در صورتی که افرادی با مهارت‌های لازم در تیم حضور ندارند، باید افراد دیگری جایگزین شوند.
- ارزیابی عملکرد: باید عملکرد اعضای تیم را به‌طور مداوم ارزیابی کرد تا بتوان ضعف‌ها و قوت‌های هر فرد را به‌خوبی شناسایی کرد.
- تعامل با تیم: باید با تیم خود به‌صورت مداوم تعامل داشته باشید و در صورت نیاز، به‌طور منظم جلسات تیمی را برگزار کنید.
- رعایت اصول اخلاقی: باید در تشکیل تیم و فعالیت آن‌ها، اصول اخلاقی را رعایت کنید و از هرگونه عملکرد نادرست خودداری کنید. . برای تشکیل یک تیم کارآمد، مدیر نه‌تنها باید بر اساس مهارت‌های فنی، اجتماعی و فردی افراد انتخاب کند، بلکه باید به اصول اخلاقی هم پایبند باشد. برای مثال، مدیر باید دوستانه و با احترام با افراد خود رفتار کند، به آن‌ها احترام بگذارد و از هرگونه عملکرد نادرست خودداری کند. همچنین، مدیر باید به این نکته توجه کند که افراد یک تیم دارای شخصیت‌ها، ویژگی‌ها و مهارت‌های متفاوتی هستند. بنابراین، در تعامل با آن‌ها باید با توجه به این تفاوت‌ها، با احترام و به شکلی دوستانه رفتار کرد. همچنین مدیر باید برای این که تیم به‌طور موثر عمل کند، تلاش کند که همکاری و تعامل میان اعضای تیم بر پایه روحیه تیمی، کارآمدی و متقابل باشد.
- به‌روزرسانی تیم: باید تیم خود را به‌روزرسانی کنید و آن‌ها را با تحولات جدید در حوزه کاری خود آشنا کنید تا بتوانند با بهترین عملکرد ممکن به کار خود ادامه دهند. برای اطلاع‌رسانی از تحولات جدید در حوزه کاری، می‌توانید از روش‌های مختلفی مانند دوره‌های آموزشی، کارگاه‌ها، مقالات و نشریات تخصصی استفاده کنید. همچنین، برگزاری جلسات گروهی و بحث‌های کاری با تیم می‌تواند بسیار مؤثر باشد. در این نوع جلسات، می‌توانید به تیم خود فرصت بدهید که تجربیات و دانش‌های جدید خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و در کار خود موفقیت بیشتری حاصل کنند.