شرکت‌هایی که رویکرد بهبود فرآیند در آنها جاری است، باعث کاهش انواع اتلاف، افزایش بازده عملکردی و افزایش اشتراک‌گذاری ایده‌ها با استفاده بهتر از منابع موجود خود شده‌اند. بهبود فرآیندها پس از تحلیل فرآیندهای جاری رخ می‌دهد. و بعد از تحلیل آنها، فرآیندها با هدف تحقق بیشتر و سپس فرآیندهای بهینه‌تر و مطلوب، بازطراحی می‌شوند. در این مقاله سعی داریم ضمن پرداختن به تعاریف بهبود فرآیند،به بررسی تفاوت بهبود فرآیند با باز مهندسی فرایند کسب وکار وگام های اجرایی بهبود فرآیندها نیز بپردازیم.
بهبود فرآیند همانطور که از اسمش مشخص است، اجرای یکسری راهکارها برای افزایش عملکرد در سازمان‌ها است؛ اما این راهکارها متناسب با نوع سازمان و زمینه‌های کاری آن متفاوت بوده و نتایج مختلفی را هم به همراه دارد. امروزه سازمان‌ها به دلیل پیچیده‌تر شدن فرآیندها با توجه به پیشرفت تکنولوژی استفاده از این مفهوم را در سازمان خود باید مدنظر قرار بدهند.در تعریف دیگر بهبود فرآیند عبارتند از: بهبود فرایند شیوه‌ای برای مبارزه با زوائدی در فرایندها است که باعث تاخیر در اجرای پروژه‌ها، تضعیف روحیهی کارکنان و کاهش بهره‌وری می‌شوند. بهبود فرایندها برای شکست موانع به جای تمرکز بر فناوری با تعریف نیازهای کسب‌و‌کاری یک فرایند شروع می‌شود. شرکت‌ها و سازمان‌هایی که بهبود فرایند را در سازمان خود اعمال کرده‌اند شهادت می‌دهند که به خاطر استفاده ی بهینه از منابع موجود به نتایجی چون کاهش اتلاف‌ها، افزایش بهره‌وری عملیاتی و آگاهی پذیری بیشتر مشتری دست یافته‌اند.
استفاده از بهبود فرایندها مثل هرس کردن شاخ و برگ اضافه و غیرضروری درختی تنومند است تا آن درخت رشد بهتری داشته باشد و راحت‌تر بتوان از آن نگهداری کرد. بهبود فرایندها با شناسایی بخش‌هایی از فرایند که مستعد رسیدگی بیشتر است باعث دستیابی به عملکرد بهتر در فرایند می‌شود.
بهبود فرآیند با باز مهندسی فرآیند کسب و کار چه تفاوتی دارد؟
بهبود فرایندها خیلی اوقات با بازمهندسی فرایندهای کسب‌و‌کار، ۶ سیگما، بهبود مستمر، TQM، و دیگر متد‌ها اشتباه گرفته می‌شود. در حالی که بهبود فرایندها به شدت با بازمهندسی فرایندهای کسب‌و‌کار (BRP) متفاوت است و با دیگر متد‌ها هم تنها در بخش‌هایی هم‌پوشانی دارد. این اشتباه اغلب بدین خاطر پدید می‌آید که همهٔ این رویکرد‌ها به منظور کاهش زوائد مرتبط با فرایند و افزایش بهره‌وری در سازمان به کار گرفته می‌شوند.
بازمهندسی فرایندهای کسب‌و‌کار بر روی فرایند‌هایی اعمال می‌شود که نیاز به تغییر و تحولات اساسی دارند؛ مانند بازطراحی کامل یک فرایند برای رسیدن به نتایج بهتر. بهبود فرایندهای کسب‌و‌کار اما برای همهٔ فرایندهای دیگری که به تغییرات ولو اندک هم نیاز دارند قابل استفاده است.
اگر بخواهیم با رقم و عدد صحبت کنیم بازمهندسی فرایندهای کسب‌و‌کار به احتمال زیاد در یک فرایند بسیار مضمحل اعمال می‌شود که احتمالا پس از بازمهندسی کارکرد آن در شاخص‌هایی چون کیفیت، سرعت و غیره ۹۰ درصد بهتر می‌شود. بهبود فرایندها اما بر روی فرایند‌هایی اعمال می‌شوند که تنها نیاز به تقویت و اصلاح دارند و ممکن است پس از اعمال بهبود فرایندها عملکرد آن فرایند ۱۰ الی ۳۰ درصد با بهبود روبرو شود.
چهار گام اساسی برای پیاده سازی بهبود فرآیند
گام ۱ – درک فرآیندی که میخواهید آن را بهبود دهید:
اولین قدم و یکی از مهمترین گامها، تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار است. چگونه میتوان چیزی را که به طور کامل درک نشده است بهبود داد؟
قبل از شروع بهبود فرآیند، درک فرآیندهای فعلی و نحوه کار آنها بدون هیچ توهم یا سوء تفاهمی، مهم است. در این مرحله میتوانید از یک متخصص حرفهای فرآیند کمک بگیرید. استفاده از این افراد توسط سازمانهای بزرگ به طور فزایندهای در حال افزایش است. آنها میتوانند بطور دقیق در زمینه تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای کسب و کار به شما کمک کنند.
اما در اینجا یک راز مهم وجود دارد! صحبت کردن با افرادی که درگیر فرآیند هستند بسیار مهم است. هیچ کس بهتر از کسانی که هر روز با یک فرآیند سروکار دارند، نمیتوانند به شما بگویند که دقیقا مشکلات در کدام قسمت از فرآیند نهفته است.
گام ۲ – پیدا کردن بهبودهایی برای فرآیند:
پس از تجزیه و تحلیل، باید فرآیند جدید را مدل کنید. اما، چگونه میتوانید این کار را انجام دهید؟ بهترین راه برای انجام این فرآیند به طوری که به سریعترین نحو و با استفاده از کمترین منابع، بتواند بهترین نتایج را بدست آورد چه خواهد بود؟
یک نمودار دیگر ایجاد نموده و ایدههای خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید! در این گام از پروژه بهبود، سعی کنید به برخی از این سوالات پاسخ دهید:
هدف این فرآیند، گردش کار و یا فعالیت چیست؟
آیا بخشهای زائد وجود دارد؟
مشکلات و مسائل مربوط به کیفیت و رعایت اصول، چه هستند و چرا اتفاق میافتند؟
چرا این کار یا فرآیند ضروری است؟
کجا باید انجام شود؟
چه کسی بهترین فرد واجد شرایط برای انجام آن است؟
آیا به اندازه کافی از اتوماسیون استفاده شده است؟
مشکلات عمده آن چیست؟
چگونه میتوان مشکلات را از میان برداشت؟
چگونه میتوان ضایعات را حذف کرد؟
آیا استانداردهایی برای دستیابی، وجود دارد؟
چطور میتوانیم بر فعالیت نظارت کرده و اطمینان حاصل کنیم که اهداف عملکردی دنبال می‌شوند؟
گام ۳ – پیاده سازی بهبودها:
پس از مدل سازی فرآیند، زمان شروع پروژه است! اعمال نمودن موثر آنچه که مورد بحث قرار گرفته و وارد کردن همه افرادی که شامل فرآیند هستند، برای موفقیت بهبود فرآیند ضروری است. با بررسی بهبودهای پیاده سازی شده، میتوانید ببینید که آیا ایده های جدید کار میکنند و آیا بهبودها موفق هستند یا خیر.
گام ۴ -کنترل اجرا و نظارت بر بهبودها:
شما فقط قادر به بهبود چیزی هستید که میتوانید آن را مدیریت کنید، و فقط قادر به مدیریت چیزی هستید که میتوانید آن را ارزیابی نمایید و تنها قادر به ارزیابی چیزی هستید که واقعا میدانید چگونه باید آن را انجام دهید.
استفاده از بهبود فرآیند بهترین و مطمئن‌ترین راه برای ارتقا فرآیندها و حفظ جایگاه سازمان در فضای رقابتی است؛ هر سازمان به پیشنهاد کارشناسان به بازبینی فرآیندها در چند ماه یکبار نیاز دارد. هلدینگ کاسپین می‌تواند در این زمینه تجارت خود در اختیار شمار قرار دهد. چنانچه BPI را در نقطه تمرکز شرکت قرار داده شود بازده عملکردی سازمان را ادامه دار خواهد کرد.